オンラインミーティングに必要なものは?会議前に準備しておこう!

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テレワーク・リモートワークになって、同僚・上司・取引先・お客様と、などオンラインミーティングをする機会が増えましたよね。

初めてオンラインミーティングを行う場合、何が必要なのか、どんな準備が必要なのか、悩んでしまう方も多いのでは?

ということで今回は、オンラインミーティングをする際に必要なもの、会議前に準備しておきたいものをご紹介します。

パソコン・タブレット・スマホ

何はともあれ、オンラインミーティングを行うためには、パソコンやスマホが必須です。

スマホのカメラやマイクでもミーティングに参加することはできますが、マイクやカメラに不具合が出たり、途中で電話がかかってきたり、電池が切れてしまったりなどのトラブルも起こりやすいので、できればパソコンを準備しておくことをおすすめします。

また、古くなって動作が遅くなっているパソコンの場合、オンラインミーティングの動作にも支障をきたす場合があります。通常の操作でさえもパソコンの反応が遅い場合は、買い替え時期かもしれません。

Webカメラ・マイク

カメラやマイクは、すでにパソコンやスマホに内蔵してあるものが多いので、別途購入する必要がない場合が多いです。ただ、内蔵のカメラとマイクがちゃんと機能するかどうか、実際のミーティング前に家族や友達に頼んで必ずチェックしておきましょう。

万が一、突然パソコンのカメラやマイクの調子が悪くなったときのために、外付けのカメラやマイクを準備しておくと安心です。カメラもマイクも2,000〜3,000円で十分機能的なものを購入できるので、念のための予備を持っていても損はないでしょう。

イヤフォン・スピーカー

スピーカーはパソコン・スマホに内蔵のもので基本的には問題ありません。相手の声が周りに聞こえてしまう環境にいる場合は、イヤフォンも用意しておきましょう。

インターネット環境

こちらも必須です。ビデオあり・画面共有ありのオンラインミーティングをする場合、インターネットの速度が遅いと時差で上手く話が噛み合わなかったりと、自分も相手にも大きなストレスを与えてしまいます。

また、途中でインターネット接続が切れてしまうと、オンラインミーティングが終了したり、自動的にミーティングルームから退室になってしまうことがあります。

インターネットの環境が整っているか、現在のネットの速度を測りたい場合は、「インターネット速度テスト google」で検索して【速度テストを実行】というボタンを押すと計測が始まります。

事前にこちらでチェックしておいて家でのネットが遅い場合は、コワーキングスペースやレンタルオフィスなどを上手く活用しましょう。

オンラインミーティングができるツール・アプリ

オンラインミーティングで最も有名なツール・アプリといえば「Zoom(ズーム)」です。多くの人が利用しているツールなので「Zoomの使い方」などと調べればスグにたくさんの情報が出てきますので、ミーティング前に使い方を確認しておきましょう。

Zoom以外にも、マイクロソフトのMicrosoft Teams、グーグルのGoogle Meet、FacebookのMessenger Rooms、LINEのグループ電話、SkypeのMeet Nowなどオンラインミーティングができるツールはたくさんあります。

全ての使い方を覚える必要はないですが、ミーティング前にどのツール・アプリを使うのかを必ずチェックして、基本的な使い方を覚えておきましょう。

騒音・雑音が入らない場所・環境

オンラインミーティングは、通常のオフラインミーティングとは違って相手の声がクリアに聞こえるか、こちら側の声がちゃんと聞こえているか、でミーティングの進み具合や、ストレスの度合いが大きく変わります。

特に上司とのミーティングや取引先・お客様とのミーティングの際は、騒音や雑音が入ってしまうかもしれないオープンスペースや外出先は避け、ネット環境が整った静かな環境(自宅やシェアオフィスの個室・ビジネスホテルの部屋など)で行いましょう。

議事録やメモをとるためのツール・アプリ

オンラインミーティングをしながらメモを取ったり、議事録をまとめられるように、ミーティング開始前にパソコンのメモ帳やGoogleドキュメント・Evernoteなどのメモ機能を起動させておくと、会議開始後に慌てなくて済むでしょう。

パソコンでメモや議事録を文章化しておけば、それをそのまま資料などにまとめて相手に送ることができるので、手書きでメモをするより効率化につながります。

ミーティングを録画する場合はパソコンの容量

最後に、オンラインミーティングを録画する場合、録画後にパソコンに動画を保存するので、動画が保存できるだけの容量を確保しておきましょう。(2〜3GBかそれ以上)

Zoomを使う場合、パソコンの容量が足りない場合、一時的にクラウドに保存することもできますが、不要なファイルがたまっている方はこの機にパソコンの中身を断捨離しておくといいでしょう。

まとめ

最後まで読んでくださりありがとうございます!今回はオンラインミーティングをする際に必要なもの・準備しておくといいものをご紹介しました。

  • パソコン・タブレット・スマホ
  • Webカメラ・マイク
  • スピーカー・イヤフォン
  • インターネット環境
  • オンラインミーティングができるツール・アプリ
  • 騒音・雑音が入らない場所・環境
  • 議事録やメモを取るためのツール・アプリ
  • ミーティングを録画する場合はパソコンの容量

ぜひ参考にしてみてください!


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