オンラインミーティング時のマナーと注意点|スムーズなコミュニケーションを

ブログ

リモートワーク・在宅ワークでオンラインミーティングに参加する時、どんなマナーを心がけて、どんなことに注意すればいいんだろう?

慣れないオンラインミーティングで不安なことが多いですよね。

今回はオンラインミーティングに参加する際に覚えておきたいマナーと注意点についてご紹介します。

オンラインミーティングで心がけたいマナー

まず最初に相手に不快な思いをさせずミーティングをスムーズに行うためのマナーを5つ見ていきましょう。

1. 事前に必ず接続テスト

オンラインミーティングを初めて行うとき、また初めてのシステムや機材でオンラインミーティングを行う時は、事前に動作テストをしておきましょう。

本番が始まってからカメラやマイクが上手に使えずに他のメンバーの時間を奪ってしまうのは避けたいもの。ミーティングの開始前に会議に参加してテストをする、その会議システムが個人でも使えるものであれば自分で使ってみる、などしましょう。

音声がどのように聞こえているかは、自分ではわからないものです。雑音が入っていないか、自分の声は聞き取りやすいか、ミーティングの初めの方に相手に確認しておくとその跡がスムーズに進みます。

2. 発言時は声の大きさや話し方に気をつける

  • 大きな声で、しっかりと話す
  • 早口にならないようにする
  • 発言が終わったと明確に分かるよう、発言の最後に『以上です』と言う

通常のミーティング以上に、オンラインミーティングでは声のボリュームや話し方次第で相手に与える印象や伝わり方が大きく変わってきます。

ボソボソを話すのではなく、大きな声でハキハキと話したり、早口になりすぎないように心がけたり、発言終了がわかる一言などを意識してみましょう。

3. 普段より大きめのリアクションを心がける

オンラインミーティングはリアルなミーティングに比べて相手の表情や動作が分かりづらいので、普段よりも大きめのリアクションや動作を心がけると、相手も不安なく話すことができます。

例えば、相手の話を聞きながらうなずく時は、普段より大きめな動作で相槌を伝えたり、相手の投げかけに対して、ジェスチャーなどを加えて大きめにリアクションをすると、円滑にコミュニケーションをとりながらミーティングを進めることができます。

4. 発言時以外はマイクをミュートにする

他の参加者が話している時や、メインのスピーカーがいるミーティングの場合は、基本的にマイクをオフ(ミュート)にしておくと、余計な音声が入り込まなくなります。キーボードやマウスの操作音、くしゃみや咳の音が入り込まなくなるだけで、他の参加者のストレスが軽減されます。

積極的な発言を求められるケースと誰かの話を聞くべきケースで、マイクのミュートON/OFFの切り替えを意識してみると良いでしょう。疑問点やコメントがある場合は、相手の話を遮らないよう、チャット機能に書き込むなどの対応がおすすめです。

5. 相手が不快に感じない服装やメイクを心がける

在宅とは言えカジュアル過ぎない服装を心がけましょう。メイクはナチュラルで十分ですが、明らかなスッピン・部屋着だと相手が失礼だと感じる可能性があるので気をつけましょう。

清潔感のある髪型・メイク・服装に加えて、なるべく明るめの色合い(カメラ映えする色合い)の服装を心がけると良いでしょう。部屋の壁も明るく、照明や日当たりにも気を使って、明るい雰囲気を心がけるのがおすすめです。

オンラインミーティング時の3つの注意点

続いて、オンラインミーティング時の注意点を3つご紹介します。

1. ハウリングに気をつけよう!

パソコンのスピーカーやマイクが、自分や他者の声を拾うためにおこるエコーやハウリングといった現象を起こさないために、イヤフォンやヘッドセットマイクなどを上手く活用しましょう。

『音(ハウリング)』とは、 声が少し遅れてスピーカーから雑音(ブオー・キーンなど)が、聞こえてくる現象のこと。不快な音なのでオンラインミーティングの参加者全員が迷惑をしてしまいます。

自分が話している声は自分の口からのみマイクに届いて欲しいのですが、環境によっては、スピーカーから出た自分の声を再びマイクで拾ってしまうことがあるのです。これが主なハウリングの原因です。

同じミーティングに参加している人が近くにいたり、近くにあるスマホとパソコンで同時に同じミーティングに参加する場合によく起こります。

ハウリング防止に関しては、以下のサイトも参考にしてみて下さい。
https://www.too.com/fun/blog/work/zoom-howling.html

2. 雑音や余計な音で迷惑をかけないようにする

マナーの項目でミュート(マイクのオフ)機能の切り替えをおすすめしましたが、これが上手くできないとマナーどころか周りに迷惑をかけることになるので要注意です。

紙やビニール袋を動かすようなガサガサ音は、他の参加者には想像以上に響くことがあります。リアルなミーティングと違い、自分が出した音が相手にどのように聞こえているのかは分かりません。

できるだけ余計な音は出さない、音を出すときにはマイクをオフ(ミュート設定)にするといった対応を心がけたいものです。

3. ミーティング後に気を抜くと…

オンラインミーティングが終わったあとは、安心感と自宅の解放感で、うっかり恥ずかしい振る舞いをしてしまうことがあるものです。慣れるまでは、以下の2点を忘れずに確認しましょう。

  • カメラやマイクがオフになっている
  • オンラインの会議室から適切に退室している

システムには退室する操作ができるようになっているはずですので、その操作を確実に行いましょう。

まとめ

最後まで読んでくださりありがとうございます!今回はオンラインミーティング時のマナーと注意点についてご紹介しました。

【マナー】

  1. 事前に必ず接続テスト
  2. 発言時は声の大きさや話し方に気をつける
  3. 普段より大きめのリアクションを心がける
  4. 発言時以外はマイクをミュートにする
  5. 相手が不快に感じない服装やメイクを心がける

【注意点】

  1. ハウリングに気をつけよう!
  2. 雑音や余計な音で迷惑をかけないようにする
  3. ミーティング後に気を抜くと…

ぜひ参考にしてみてください!


沖縄でオンラインミーティングをするなら
「泊まれるオフィス」という選択肢があります

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 1-min-1024x538.png

沖縄・那覇にある「泊まれるオフィス」キーストーンを、あなたの別宅としてご活用ください。ミニキッチン・洗濯機&乾燥機付き・作業デスク・Wi-Fi完備のコンドミニアム型ホテルで1週間30,000円のウィークリープラン好評提供中!

関連記事

カテゴリー